Hoe kunnen wij als team beter worden in feedback geven en ontvangen?
Als er een thema is waar veel mensen helemaal klaar mee zijn dan is het wel feedback. Meestal gebeurt het volgende: we weten allemaal hoe het zou moeten maar het blijft ingewikkeld om het in de praktijk te brengen. Nietwaar?
Er zijn zelfs veel organisaties waar feedback een besmet woord is. Dit heeft verschillende oorzaken.
Niet meetbaar werk
Feedback geven en ontvangen in de zorg is bijvoorbeeld vaak gevoelig. Dit is hartstkikke logisch. Ga maar na: het is niet of nauwelijks meetbaar werk. Ook als je kijkt naar onderwijs zie je dat docenten veel langs elkaar heen werken. Iedereen in zijn eigen lokaal, met zijn eigen klas. Hier is het ook lastig meetbaar wat een docent nou een goede professional maakt of niet.
Daarbij is een hele belangrijke factor: mensen werken vanuit hun hart. De meeste professionals in zorg en onderwijs werken bovengemiddeld hard, voor een salaris wat er eigenlijk niet mee in verhouding is.
En toch blijven ze, omdat ze houden van hun werk. De verantwoordelijkheid is gigantisch maar de maatschappelijke waardering eigenlijk maar matig. Als daarbij komt dat je ook nog door je eigen collega wordt “afgevallen” is de maat helemaal vol…
Effectief feedback geven in deze sectoren vraagt nog meer om veiligheid dan in bijvoorbeeld commerciële bedrijven. Psychologische veiligheid is een absolute voorwaarde om feedback te kunnen geven en ontvangen. Want we weten wel hoe het zit, het ligt niet aan de kennis over techniek of toepassing van feedback. Het fundament mist. Het fundament van feedback bestaat uit veiligheid, vertrouwen en verbinding. Later meer over dit fundament en hoe je daaraan werkt als team.
Inzicht in feedback
Overigens is het raadzaam om af en toe te investeren in een feedback geven en ontvangen training. Dus niet alleen maar in een training feedback geven, maar ook het aannemen. Niet alleen het geven van feedback is een kunst, ook het ontvangen is een uitdaging.
Daarom dit artikel over feedback geven en ontvangen. Ik wil de lezer van dit artikel graag helpen om beter te worden in “uitspreken” en “aanspreken”. Deze twee hebben alles met elkaar te maken. Dit is zichtbaar als je voor feedback geven (en dus ook ontvangen) het Johari window gebruikt.
Het Johari window laten zien wat de stap is voor feedback geven. Feedback geven zou je kunnen vertalen als “aanspreken”. Maar daarvoor zit “uitspreken”. Dit is wat in het Johari window wordt omschreven als “zelfonthulling”. Klik hier voor een artikel over Johari Window.
Feedback is hoofdstuk 5
Voordat je kunt beginnen met effectiviteit geven, heb je als team een aantal hordes te nemen. Dit heeft te maken met groepsdynamiek. Vaak willen organisaties te snel toe naar ‘Laten we elkaar nou eindelijk eens feedback gaan geven’. Herkenbaar? Je gooit er een training tegenaan en toch werkt het niet.
Laten we zeggen dat feedback geven en ontvangen hoofdstuk vijf is. Mensen snappen de inleiding en hebben hoofdstuk één gescand en willen dan de sprong maken naar hoofdstuk vijf. En daarom werkt het dus niet.
In het volgende model over feedback zie je waarom het misgaat.
Toepassing
- Hoe implementeren we feedback in de organisatieprocessen?
- Vaste feedbackmomenten
- Feedback als onderdeel van POP
Techniek
- Beginnen met ik-boodschap
- over gedrag en houding
- Jouw beleving/emotie ervan benoemen
Fundament
- Voelen mensen zich veilig?
- Welke psychologische voorwaarden spelen een rol?
- Verbinding maken op zingevingsniveau: WHY?
Waarom Feedback niet werkt
De meeste professionals in Nederland zijn prima op de hoogte van de techniek over het feedback geven. Want: effectief feedback geven is een gesprekstechniek.
De toepassing van de techniek is al een andere vraag. Ga maar na kun je van de ene op de andere dag beginnen met elkaar direct aan te spreken? daar is een opbouw voor nodig. Elkaar leren feedback te geven en dat van elkaar te ontvangen is een groeiproces waar je samen instapt. Dus naast de techniek, is de praktische toepassing ervan essentiële stap.
Maar wat daarvoor ligt is het fundament: veiligheid en verbinden. Elkaar aanspreken is spannend. En als het niet spannend is is het dan wel feedback? Want feedback gaat over jouw gedrag, over jouw functioneren. Het zal je waarschijnlijk wijzen op een blinde vlek, dat komt best dichtbij!
Hoe feedback wel werkt
Daarom is het belangrijk om het fundament eerst neer te leggen. Vertrouwen, veiligheid en verbinden moeten geborgd zijn voordat je verder wil naar de volgende stap. Veiligheid gaat over: wie doet wat wanneer? Als de taakverdeling kraakhelder is, wordt feedback geven al iets makkelijker. Als er geen duidelijkheid is op taakniveau en procedureniveau, gaat feedback geheid stagneren. Veiligheid creëren in organisaties door duidelijkheid.
Vertrouwen gaat over kwetsbaar durven en kunnen zijn. Fouten durven toegeven, nieuwe ideëen durven opperen. Vertrouwen is ook dat je weet dat je collega’s achter je staan, en samen met je optrekken. Checkvraag: Hoe transparant kun jij zijn over je “falen” en “prutsen”?
Verbinden gaat over met elkaar in dialoog gaan over je WHY. Waarom doe jij wat je doet? Waarom heb jij gekozen voor dit werk? Meestal zul je zien dat de “waarom” van je collega’s overlap vertoont met die van jou. Je hebt namelijk gekozen voor hetzelfde soort werk. Dus hoe anders je ook bent van karakter en gedragsvoorkeuren, je zingeving kan heel veel op elkaar lijken.
Het besef dat je in de basis om dezelfde redenen bent waar je bent en doet wat je doet is een belangrijke voorwaarde om elkaar te kunnen aanspreken. Want: je bent geen vriendengroep. Je hebt primair een zakelijke verstandhouding en dus moet je elkaar kunnen aanspreken op je functioneren.
Respectvol feedback geven is een kunst. Wij noemen dat mijn Bokscoaching: raken zonder kwetsen. Je mag elkaar uitdagen maar niet beschadigen. Je mag de grens opzoeken maar er niet overheen. En hierin lijken feedback geven en sparren best veel op elkaar…
Schriftelijke feedback?
Omdat non-verbale communicatie veel doorslaggevender is dan de woorden, is schriftelijke feedback risicovol. Dit kan prima op oppervlakkig taakniveau. Als het gaat over iemand zijn functioneren of het uitspreken van een ergernis, is het zelden constructief om feedback via email of een appje te sturen.
Schriftelijk feedback geven voorbeeld:
”Vier dagen geleden heb ik je het document gestuurd. Ik heb nog niks gehoord. Heb je het in goede orde ontvangen?”
Dit is ogenschijnlijk niet heel pittige feedback. Maar stel je voor dat deze e-mail van een stagiair aan de CEO is. Is hij dan nog correct? Of als het gaat om een leidinggevende die een document stuurt aan een collega die met een burn-out thuis zit.. Zo zie je maar de context is allesbepalend.
Feedback ontvangen
Om je een beetje op weg te helpen hebben wij een vrij eenvoudig feedback ontvangen model. Uiteraard zit er een klein beetje overlap in met boksen.
- Incasseren
- Doorvragen
- Verwerken
- Terugkomen
Incasseren betekent: ga er niet tegen in. Feedback is geen discussie. Bedank degene met wie je spreekt voor zijn feedback. Als het gepast is, zou je iemand een compliment kunnen geven voor het geven van feedback.
Doorvragen betekent dat je simpelweg de vraag stelt: ‘Heb je nog meer feedback?’ Hiermee laat je zien dat je openstaat voor de feedback die je krijgt en je biedt de ander de kans om zijn verhaal volledig te doen. Doorvragen betekent ook dat als het voor jou niet duidelijk is wat die ander bedoelt dat je vraagt: ‘Wil je me helpen om dit goed te begrijpen? Kun je dit toelichten?’ Of: ‘Kun je een concrete situatie noemen waarin dit speelde?’ Als laatste. Bij doorvragen zou je kunnen vragen of iemand advies heeft wat diegene wel wenselijk gedrag vind.
Verwerken betekent: geeft niet direct een antwoord. Geeft aan dat je tijd nodig hebt om dit te verwerken en te bedenken hoe je dit goed kunt toepassen. Als je het gesprek hebt laten bezinken, kun je bijvoorbeeld in een dagboek opschrijven wat het met je gedaan heeft, en wat jij denkt dat er aan de hand is. Je kunt over de genoemde zaken ook eens aan andere mensen feedback vragen. (‘Vind jij ook dat ik teveel aan het woord ben in vergaderingen?’)
Terugkomen betekent: na 2-4 weken nog eens deze gesprekspartner opzoeken. Bespreek je handelen en je intenties. Vraag feedback, ziet die ander verandering? Is het ok zo, of moet er nog meer gebeuren? Wat denkt deze persoon dat jouw volgende ontwikkelpunt is?
Tijd voor verandering
Het zal van jou als mens nogal wat vragen om je eigen weerstand te onderdrukken. Misschien zegt iemand wel hele onterechte dingen tegen je. Of misschien ervaar jij het als onterecht, omdat jij nog niet beseft hoe groot de impact is van jou gedrag op jouw werkomgeving.
Wij helpen je team graag met een feedback training. Dit kan bestaan uit een of meerdere live sessies, al dan niet in combinatie met (online) begeleiding in het ontwikkelproces.
Ook is het mogelijk dat we dit organisatiebreed met jullie uitrollen. Denk aan een maatwerkmodel, één integrale aanpak, een start-event en op teamniveau training & coaching door onze professionals.
We maken geregeld trajecten op maat voor grote organisaties. Neem contact op zodat we kunnen onderzoeken of jullie vraag en onze oplossing een goeie match zijn.
Coaching in leiderschap
Wil jij als leidinggevende groeien in leiderschap? Ga dan voor een (half)jaar traject leiderschapsontwikkeling bij één van onze senior coaches. Maatwerk is uiteraard ook mogelijk, we denken graag met je mee.
Training in uw bedrijf
Wij verzorgen trainingen en trajecten omtrent feedback, teamontwikkeling en leiderschap voor uiteenlopende organisaties. Dit kan een combinatie zijn van training en coaching, online en face to face.
Partnerships
Wij leveren onderdelen van trajecten leiderschap samen met andere partijen. Denk aan ontwikkelbureau’s die ons inzetten als onderdeel van een traject. We werken graag samen om meer waarde te creëren.
